Das Forschungsinformationssystem Bay.FIS
Forschung spielt für die bayerischen Hochschulen eine immer bedeutendere Rolle. Um den Forschenden an den Instituten und Fakultäten die beste Infrastruktur bieten zu können, wurde mit Bay.FIS ein Forschungsinformationssystem entwickelt. Es vereint zahlreiche Prozesse in einem einzigen, leistungsstarken System und macht Forschung transparenter, effizienter und strategisch steuerbarer.
Bay.FIS: das Herz einer zentralen Wissenschaftsmanagementstruktur
Bay.FIS ist eine webbasierte Datenbankapplikation, die an der Hochschule Weihenstephan-Triesdorf (HSWT) entwickelt wurde. Das Forschungsinformationssystem unterstützt verschiedene Abteilungen und Nutzergruppen bei der effizienten Verwaltung, Auswertung und Darstellung von Forschungsaktivitäten. Es dient sowohl als Informationsquelle als auch als praxisnahes Arbeitsinstrument im Wissenschaftsmanagement.
Im Zentrum steht das Wissenschaftsmanagement als strukturierendes und unterstützendes Element wissenschaftlicher Tätigkeit. Bay.FIS ermöglicht die systematische Erfassung und Darstellung vielfältiger Inhalte, die über den gesamten Forschungsprozess hinweg relevant sind. Neben projektbezogenen Stammdaten werden unter anderem folgende Informationen enthalten:
- Projekte
- Fördersummen
- Laufzeiten
- Projektleitung und Projektpersonal
- Verträge aller Art
- Projektbeschreibung
- ...
- Publikationen
- Promotionen, Gutachten und Mentoring
- Kooperationen und Partner
- Erfindungsmeldungen
- Patente
- Verlinkungen zu Forschungsdaten
Neben Forschungs- und Transferprojekten bildet das System auch strategische und infrastrukturelle Projekte ab – und deckt so den gesamten Drittmittelbereich ab. Durch die Möglichkeit, alle Datenbereiche miteinander zu verknüpfen, lassen sich Forschungsschwerpunkte und potenzielle Leuchtturmprojekte schnell identifizieren.
Auch im Alltag zeigt sich: Die Bündelung aller Strukturen in einem effizienten System steigert die Übersichtlichkeit und unterstützt direkt die Forschenden bei ihrer forschungsstrategischen Planung.
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Ziele von Bay.FIS
- Ganzheitliches Werkzeug für:
- Controlling, Steuerung und Forschungsmonitoring
- strategische Planung
- Außendarstellung der Forschung
- digitale und automatisierte Workflows
- Effizientere Prozesse für die gesamte Hochschule
- Zeit- und Ressourceneinsparung durch:
- zentrale Datenhaltung
- automatisierte Abläufe
- Ganzheitliches Werkzeug für:
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Fokus von Bay.FIS
- Strukturierte Datenerfassung ohne Redundanzen:
- Verknüpfen statt Kopieren
- Auswertungen aus verschiedenen Blickwinkeln
- Orientierung am Kerndatensatz Forschung
- Hohe Übersichtlichkeit und Nutzerfreundlichkeit:
- geringer Schulungsaufwand
- Bedarfsgerechte Weiterentwicklung in enger Abstimmung mit den beteiligten Einrichtungen
- Strukturierte Datenerfassung ohne Redundanzen:
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Funktionen von Bay.FIS
Zentrale Datenverwaltung & Erfassung
- Webbasierte Anwendung, jederzeit zugänglich
- Zentrale Erfassung und Verknüpfung von Metainformationen zu Forschungsaktivitäten
- Dokumentierter und digitalisierter Projektverlauf
- Promotionserfassung
- Publikationserfassung mit BibTeX Im- und Export sowie ORCiD-Import
- Außendarstellung mit automatischer Übersetzung via DeepL – keine doppelte Datenpflege notwendig
- dokumentierter Erfindungs- und Patentierungsprozess
- Verlinkung auf weitere Systeme direkt aus der Anwendung
Analyse & Abfragen
- Vielfältige Filter- und Abfragemöglichkeiten
- Exportfunktionen für Berichte und Statistiken
- Unterstützung verschiedener Abteilungen und Nutzergruppen durch bedarfsgerechte Informationsbereitstellung
Nutzer- & Systemintegration
- Authentifizierung via LDAP oder Shibboleth/SAML2
- API-Anbindung für externe Systeme und Webseiten
- Rollenspezifischer Zugriff auf Daten
Kooperationen & Visionen
Ursprünglich als Plan zur Entwicklung eines Forschungsinformationssystems begonnen, befindet sich Bay.FIS aktuell im Transformationsprozess zu einem Wissenschaftsmanagementinformationssystem (WMIS) und soll als Werkzeug eines effizienten Wissenschaftsmanagementsystems (WMS) dienen.
Die HSWT hat mit der Speicherung und Prozessierung der Rahmendaten zu Forschungsprojekten bayernweit eine Vorreiterrolle eingenommen. Inzwischen ist ein Konsortium aus 14 Hochschulen für angewandte Wissenschaften (HAW) bzw. Technischen Hochschulen (TH) sowie dem Leibniz-Rechenzentrum entstanden. Dieses entwickelt das bereits über weite Strecken implementierte WMIS gemeinsam weiter.
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Welche Vorteile bietet die Kooperation?
- monatlicher Austausch in der Kooperation
- Jour Fixe IT
- Jour Fixe Wissenschaftsmanagement-Abteilung
- monatliches Sandbox-Treffen für Einsteigerfragen und Austausch
- Jährliches Präsenztreffen in Weihenstephan
- Austausch über Herausforderungen, Neuerungen und Prozesse im Thema Forschungsmanagement
- Der Austausch in der Kooperation wird von allen Beteiligten als sehr wertvoll empfunden
- monatlicher Austausch in der Kooperation
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Bay.FIS Philosophie
- Änderungen/Erweiterungen kommen allen Bay.FIS Partnern zugute
- Bay.FIS Partner teilen Wissen und Prozesse
- Bay.FIS Partner unterstützen sich gegenseitig (technisch wie inhaltlich)
- Es gibt keinen Dienstleister – die Partner agieren als Kooperation
Aktuelle Kooperationspartner
Welche Vorteile bietet Bay.FIS?
Nutzerfreundliche Funktionen
Filter, Erinnerungen und automatische Benachrichtigungen erleichtern die tägliche Arbeit und verbessern die Übersicht über Projekte und Termine.
Effiziente Datenverwaltung
Hohe Flexibilität und ein leistungsstarkes Rollen- und Rechtesystem sowie automatisierte Prozesse gewährleisten eine konsistente, sichere und stets aktuelle Datenbasis im gesamten Hochschulbetrieb.
Sichtbarkeit und Außendarstellung
Forschungsaktivitäten, Promotionsvorhaben und wissenschaftliche Publikationen werden zentral erfasst, automatisiert für die Webpräsentation aufbereitet und über definierte Schnittstellen zur Verfügung gestellt.
Dokumentierter und digitalisierter Projektverlauf
- Datenpool für Entwürfe
- Frühzeitige Information durch Projektleiter
- Terminerinnerung
- Einreichungsfristen
- Archivieren der eingereichten Unterlagen
- Erfassung von Rahmendaten
- Förderprogramm
- Auftraggeber / Geldgeber
- Planung der Projektlaufzeit
- Erstellung von Terminerinnerungen
- Außendarstellung
- Verträge Kostenpläne
- Dokumentation
- Termine
- Publikationen
- Berichte und Statistiken
- Überwachung der Aufbewahrungsfrist
- Statistiken
- Gesicherte Aufbewahrung
- Fristüberwachung
Erhöhung der Sichtbarkeit der Forschung
Eine wichtige Rolle spielt Bay.FIS auch in der Außendarstellung der Forschungsleistungen der Hochschulen. Über entsprechende Schnittstellen werden die freigegebenen Forschungs- oder Wissenstransferprojekte und die damit in Verbindung stehenden Publikationen und Promotionen im jeweiligen Webauftritt gespiegelt. Auf den folgenden Webseiten können die Forschungsleistungen der Hochschule Weihenstephan-Triesdorf nach verschiedenen Kriterien gefiltert und eingesehen werden.
