Datenschutzerklärung

Datenschutzhinweise zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Beschäftigung

Liebe Mitarbeitende,

um Ihnen eine transparente Verarbeitung Ihrer Daten gewährleisten zu können und die Anforderungen neuer gesetzlicher Vorschriften zu erfüllen (DSGVO), möchten wir Sie über die von uns durchgeführten Datenverarbeitungen informieren.

Es erfolgt die Verarbeitung der von Ihnen im Rahmen Ihres Dienstverhältnisses zur Verfügung gestellten Daten, insbesondere

• Lebenslauf (Personenstammdaten, Ausbildung, Vordienstzeiten usw.)
• Sozialversicherungsnummer- und Träger
• Bankverbindung
• Staatsbürgerschaft

sowie der Daten, die im Rahmen Ihres Dienstverhältnisses anfallen, wie etwa

• Arbeitszeiten
• Gehaltsdaten
• Urlaub
• Krankenstände

Allgemeine Datenverarbeitung im Rahmen des Dienstverhältnisses

Die Verarbeitung und Übermittlung der Daten erfolgt zum Zweck der Lohn-, Gehalts-, Entgeltverrechnung und Einhaltung von Aufzeichnungs-, Auskunfts- und Meldepflichten, soweit dies auf Grund von Gesetzen oder Normen kollektiver Rechtsgestaltung oder arbeitsvertraglicher Verpflichtungen jeweils erforderlich ist. Dazu zählen auch automationsunterstützt erstellte und archivierte Textdokumente (wie etwa Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten.

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nur auf Grundlage gesetzlicher Bestimmungen bzw. vertraglicher Vereinbarung, etwa an:

• Landesamt für Finanzen
• Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder
• Bayerisches Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst
• Bayerischer Oberster Rechnungshof
• Sozialversicherungsträger
• Finanzämter
• Zuständige Stellen der Berufsausbildung gemäß §§ 71 und 73 BBiG und Berufsschulen
• Gemeindebehörden und Bezirksverwaltungsbehörden in verwaltungspolizeilichen Agenden (Gewerbebehörde, Zuständigkeiten nach ArbSchG usw.)
• gesetzliche Interessenvertretungen
• Betriebsärztlicher Dienst

Wahlvorstände für Wahlen, z. B. Hochschulwahlen, Personalratswahlen

Datenverarbeitung für die IT-Administration

Damit wir geltenden Datensicherheitsbestimmungen gerecht werden und die Verwaltung und Sicherheit unserer Systeme aufrechterhalten können, verarbeiten wir dazu auch Ihre entsprechenden Daten, z.B. Benutzerkennzeichen, Zuteilung von Hard- und Software, Zugriffsdaten und Logdateien.

Veröffentlichung beruflicher Kontaktdaten

Zur Kontaktaufnahme durch Kolleginnen und Kollegen werden Ihre beruflichen Kontaktdaten und Zuständigkeiten im Intranet zur Verfügung gestellt. Aufgrund Ihres Berufsfeldes bzw. Ihrer Position werden Ihre beruflichen Kontaktdaten ggf. zusätzlich auf unserer Website veröffentlicht, um Externen eine Kontaktaufnahme zu ermöglichen. Dies erfolgt aus unserem berechtigten Interesse an einem reibungslosen Organisationsablauf.

Verarbeitung weiterer Daten

Die Verarbeitung weiterer personenbezogener Daten erfolgt nur auf freiwilliger Basis bzw. auf Grundlage Ihrer Einwilligung.

Speicherdauer

Ihre Daten werden nur für die Dauer der Erfüllung des jeweiligen Zweckes sowie bis zum Ablauf etwaiger Verjährungs- und gesetzlicher Aufbewahrungspflichten von uns gespeichert.

Ihre Rechte

Ihnen stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch zu. Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei der Datenschutzbehörde beschweren.

Für weitere Fragen und Anliegen wenden Sie sich bitte an:

Hochschule Weihenstephan-Triesdorf
Personalabteilung
Am Hofgarten 4
85354 Freising
E-Mail: personal@hswt.de

Kontakt Datenschutzbeauftragte:r

Für Fragen zum Datenschutz oder zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die Datenschutzbeauftragte oder den Datenschutzkoordinator der Hochschule Weihenstephan-Triesdorf:

Externe Datenschutzbeauftragte der HSWT:

x-tention Informationstechnologie GmbH
Margot-Becke-Ring 37, 69124 Heidelberg

datenschutzbeauftragter.hswt@x-tention.com (direkter vertraulicher Kontakt zum/zur Datenschutzbeauftragten)

datenschutz@hswt.de (Interne Datenschutzkoordination der HSWT)

Stand: 26.02.2025

Datenschutzhinweise zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Einstellung

Im Folgenden informieren wir Sie nach Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Erhebung personenbezogener Daten im Rahmen des Einstellungsverfahrens und der Beschäftigung an der Hochschule Weihenstephan-Triesdorf.

Verantwortlicher für die Datenerhebung

Hochschule Weihenstephan-Triesdorf
Personalabteilung
Am Hofgarten 4
85354 Freising
E-Mail: personal@hswt.de

Unseren Datenschutzbeauftragten oder den Datenschutzkoordinator der Hochschule Weihenstephan-Triesdorf können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:

Externe Datenschutzbeauftragte der HSWT:

x-tention Informationstechnologie GmbH
Margot-Becke-Ring 37, 69124 Heidelberg
datenschutzbeauftragter.hswt@x-tention.com (direkter vertraulicher Kontakt zum/zur Datenschutzbeauftragten)

datenschutz@hswt.de (Interne Datenschutzkoordination der HSWT)

Datenverarbeitung

Zweck der Datenerhebung ist es, das Vorliegen der Einstellungsvoraussetzungen für den öffentlichen Dienst prüfen zu können. Hierzu werden Sie aufgefordert, folgende Erklärungen abzugeben, Nachweise einzureichen bzw. Angaben zu machen:

• Angaben im Fragebogen zur Prüfung der Verfassungstreue, Erklärung zur Verfassungstreue und Zustimmung zur Einholung von erforderlichen Auskünften beim Landesamt für Verfassungsschutz und beim Bundesbeauftragten für die Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes der ehemaligen Deutschen Demokratischen Republik
• Angaben im Fragebogen zu Beziehungen zur Scientology-Organisation
• Erklärung über wirtschaftliche Verhältnisse
• Erklärung über Vorstrafen
• Kopie/Scan von Personalausweis oder Reisepass (wird nach Prüfung der Staatsangehörigkeit vernichtet)
• Lebenslauf mit Unterschrift
• Ausgefüllter und unterschriebener Personalbogen
• Fotodatei für den Dienstausweis
• Geburtsurkunde (ggfs. auch der Kinder)
• Heiratsurkunde
• Kopie des Sozialversicherungsausweises
• Antrag auf Vermögenswirksame Leistungen mit Vertrag (wenn gewünscht)
• Führungszeugnis (Belegart 0)
• Ärztliches Attest nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz (volljährige Auszubildende ärztliches Attest eines Arztes Ihrer Wahl), welches nachweist, dass Sie gesundheitlich für die angestrebte Ausbildung geeignet sind
• Mitgliedsbescheinigung KV

Soweit aufgrund Ihres bisherigen beruflichen Werdegangs bereits Personalakten im staatlichen Bereich über Sie geführt werden, werden diese zur Einsichtnahme angefordert.

Zusätzlich bei Einstellung für Tätigkeiten mit besonderen gesundheitlichen Anforderungen:

Bei einer Einstellung im Bereich .................... ist aufgrund der besonderen gesundheitlichen Anforderungen zur Klärung der gesundheitlichen Eignung eine gesundheitliche Untersuchung erforderlich. Mit der Durchführung dieser Untersuchung beauftragen wir:

• den Betriebsarzt;
• den Amtsarzt
• Frau/Herrn ....................;
• Begutachtungsstelle für Fahreignung;
• .....................

Der beauftragte Arzt/die beauftragte Stelle übermittelt eine Bescheinigung über das Vorliegen der gesundheitlichen Eignung für den vorgesehenen Verwendungsbereich. Hinsichtlich der Übermittlung der auf Basis der gesundheitlichen Untersuchung erstellten Bescheinigung werden Sie durch den beauftragten Arzt/die beauftragte Stelle gesondert um Einwilligung gebeten.

Auf Basis der übermittelten Daten prüfen wir, ob die Einstellungsvoraussetzungen für eine Einstellung im staatlichen Bereich gegeben sind. Kommt es zu einer Einstellung, werden im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses weitere personenbezogene Daten verarbeitet, soweit dies zur Durchführung der vertraglichen und gesetzlichen Arbeitgeberpflichten sowie zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere zu Zwecken der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft, erforderlich ist. Hierzu legen wir eine Personalakte an.

Rechtsgrundlagen

Rechtsgrundlagen für die Datenerhebung und Datenverarbeitung im Rahmen der Einstellung und der Beschäftigung sind Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. b, Buchst. c und e DSGVO, Art. 9 Abs. 2 Buchst. b und h DSGVO, Art. 88 Abs. 1 DSGVO, Art. 8 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 und 3 BayDSG, § 611 BGB, § 3 Abs. 5 TV-L, § 4 TVA-L BBiG, § 4 TV-Prakt.

Weitergabe

Ihre personenbezogenen Daten werden durch die Personalabteilung an folgende externe Stellen weitergegeben, soweit die Weitergabe der Daten jeweils erforderlich ist:

• Betriebsarzt/Amtsarzt/.................... zur Prüfung der gesundheitlichen Eignung;
• bisherige Beschäftigungsstelle zur Anforderung etwaiger existierender Personalakten;
• zuständige Staatsanwaltschaft bzw. zuständiges Strafgericht im Falle etwaiger Strafverfahren;
• Landesamt für Verfassungsschutz bzw. Bundesbeauftragter für die Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes der ehemaligen Deutschen Demokratischen Republik, sofern im Rahmen der Prüfung der Verfassungstreue im öffentlichen Dienst erforderlich;
• Justizministerium des Landes Nordrhein-Westfalen zur Prüfung sanktionierter Personen gemäß EU-Verordnung 881/2002

Zur Einholung der o.g. Auskünfte von Dritten wird den jeweils zuständigen Stellen unter Nennung Ihrer persönlichen Kontaktdaten mitgeteilt, dass Ihre Einstellung an der Hochschule Weihenstephan-Triesdorf beabsichtigt ist.

Kommt es zu einer Einstellung, werden im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses Ihre personenbezogenen Daten etwa an folgende externe Stellen weitergegeben, soweit die Weitergabe der Daten jeweils erforderlich ist:

• Landesamt für Finanzen als die für die Entgeltabrechnung und -auszahlung zuständige Stelle
• Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder
• Bayerisches Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst
• Bayerischer Oberster Rechnungshof
• Finanzamt
• Zuständige Stellen der Berufsausbildung gemäß §§ 71 und 73 BBiG und Berufsschulen
• Gemeindebehörden und Bezirksverwaltungsbehörden in verwaltungspolizeilichen Agenden (Gewerbebehörde, Zuständigkeiten nach ArbSchG usw.).
• zusätzlich bei Menschen mit Schwerbehinderung oder Gleichstellung:

Aufgrund Ihrer im Rahmen des Einstellungsverfahrens nachgewiesenen Schwerbehinderteneigenschaft bzw. Gleichstellung, werden Ihre personenbezogenen Daten zusätzliche an folgende externe Stellen weitergeben:

• Oberste Dienstbehörde des Geschäftsbereichs: Die personalverwaltende Stelle übermittelt jährlich personenbezogene Daten in Form eines Verzeichnisses der in ihrem Bereich tätigen schwerbehinderten und gleichgestellten Beschäftigten an die zuständige oberste Dienstbehörde. Diese ist gem. § 154 Abs. 2 Nr. 2 SGB IX für die Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtung nach § 163 Abs. 2 SGB IX zuständig (u.a. Weiterleitung des Verzeichnisses an die Bundesagentur für Arbeit).
• Soweit Ihre persönlichen Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden, erfolgt der technische Betrieb unserer Datenverarbeitungssysteme durch die staatlichen Rechenzentren sowie das Landesamt für Finanzen als Auftragsverarbeiter.

Die Verarbeitung Ihrer Personaldaten (Speicherung, Löschung bzw. Vernichtung) im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses richtet sich nach § 611 BGB sowie in entsprechender Anwendung nach Art. 103 ff. BayBG (insb. Art. 110 BayBG).

Ihre Rechte

Weiterhin möchten wir Sie über die Ihnen zustehenden Rechte nach der DSGVO informieren:

• Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO, § 3 Abs. 6 TV‑L, § 3 Abs. 6 TV-Ärzte, § 3 Abs. 6 TV-Forst, § 6 Abs. 1 TVA-L BBiG, § 6 Abs. 1 TVA-L Pflege, § 6 TV-Prakt).
• Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
• Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 Abs. 1 DSGVO).
• Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz. Diesen können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD)

Postanschrift:

Postfach 22 12 19
80502 München

Adresse:

Wagmüllerstraße 18
80538 München
Tel.: +49 89 212672-0
Fax: +49 89 212672-50
E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de
Internet: https://www.datenschutz-bayern.de/

Stand: 26.02.2025

Datenschutzhinweise für Studierende

Datenschutz ist für die Hochschule Weihenstephan-Triesdorf (HSWT) ein großes Anliegen und ihre gesetzliche Verpflichtung. Um die Sicherheit persönlicher Daten angemessen bei der Übertragung zu schützen, verwendet die HSWT, orientiert am aktuellen Stand der Technik, entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z.B. SSL/TLS) und gesicherte technische Systeme.

Verantwortlicher

Hochschule Weihenstephan-Triesdorf
Am Hofgarten 4
D-85350 Freising
Tel.: +49 8161 71-0
E-Mail: info@hswt.de
Internet: www.hswt.de

Die Hochschule Weihenstephan-Triesdorf ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird durch ihren Präsidenten Prof. Dr. Eric Veulliet gesetzlich vertreten.

Behördlicher Datenschutzbeauftragter

Der behördliche Datenschutzbeauftragte der Hochschule Weihenstephan-Triesdorf ist per E-Mail unter der Adresse datenschutzbeauftragter.hswt@x-tention.com und telefonisch unter +49 6221 360550 erreichbar.

Die interne Datenschutzkoordination der HSWT können Sie unter datenschutz@hswt.de erreichen.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Zwecke

Die Hochschule Weihenstephan-Triesdorf nutzt die erhobenen persönlichen Daten, um die Studienplatzbewerbung sowie das an eine erfolgreiche Studienplatzbewerbung anschließende Immatrikulationsverfahren im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben zu bearbeiten. Bei einer Immatrikulation an der Hochschule Weihenstephan-Triesdorf werden persönliche Daten im weiteren Verlauf für die Studierenden- und Prüfungsverwaltung, zur Unterstützung für die Bearbeitung von internationalen Angelegenheiten wie Auslandssemester, für Stipendienangelegenheiten, als Grundlage für die Talentförderung oder für die Evaluation von Wirksamkeit von Lehrmethoden und -Maßnahmen verarbeitet.

Bewerbungs- und Immatrikulationsverfahren

Im Bewerbungsverfahren werden persönliche Daten für den Kontakt und die Abwicklung des Bewerbungsverfahrens eingesetzt. Nach erfolgreicher Studienplatzbewerbung werden die überlassenen Daten für das anschließende Immatrikulationsverfahren im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben verarbeitet.

Die Daten können zudem verwendet werden, um Personen, die sich im Bewerbungsverfahren befinden, über weitere Studienangebote der Hochschule zu informieren.

Verwaltung von Systemzugängen

Die HSWT nutzt die überlassenen Daten, um Systemzugänge (Netzwerk, Online-Portale, Lernplattformen, Bibliotheksnutzung, Raumnutzungen) zu steuern und zu verwalten.

Studierenden- und Prüfungsverwaltung

In der Studierenden- und Prüfungsverwaltung werden die Daten für den Kontakt, fürs Antragsmanagement (Beurlaubungen, Fristen, Anerkennung etc.), die Erstellung von Zeugnissen und Urkunden sowie für die Praktikums-, Gebühren- und Prüfungsverwaltung im Rahmen der rechtlichen Vorgaben genutzt.

Stipendienangelegenheiten/ Studierendenaustausch

Die HSWT erfasst über das Softwareprogramm Valucon die Stipendienanträge des Deutschlandstipendiums und nutzt die vorhandenen Daten für die zielgerichtete Information zur nächsten Ausschreibung und zur Einladung zum Unternehmertag. Bei einigen Eliteförderprogrammen hat die Hochschule ein Vorschlagsrecht. Dazu werden die arithmetischen Prüfungsnotenschnitte errechnet und die Kontakt- und Leistungsdaten an die externen Stipendiengeber übermittelt.

Die persönlichen Daten der Studierenden, die für ihren Auslandsaufenthalt gefördert werden, werden über die Software MoveOn erfasst.

Einladung zum Alumni Portal

Die Hochschule Weihenstephan-Triesdorf (HSWT) verarbeitet personenbezogene Kontaktdaten ehemaliger Studierender zum Zweck der Kontaktaufnahme, um diese zur Teilnahme am Alumni-Portal der HSWT einzuladen. Diese Einladung verfolgt das Ziel, den Kontakt zwischen der Hochschule und ihren Absolventinnen und Absolventen auch nach Abschluss des Studiums aufrechtzuerhalten und den ehemaligen Studierenden den Zugang zu einem Netzwerk aus Absolventen, Studierenden und Hochschulangehörigen zu ermöglichen. Das Alumni-Portal dient dabei dem Austausch, der Vernetzung sowie der Bereitstellung relevanter Informationen und Angebote der Hochschule.

Rechtsgrundlagen

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Studienbewerbung, Immatrikulation, Beurlaubung, Rückmeldung und Exmatrikulation ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e i.V.m. Abs. 3 Buchstabe b DSGVO i. V. m. Art. 87 Bayerisches Hochschulinnovationsgesetz (BayHIG), dem Bayerischen Hochschulzulassungsgesetz (BayHZG) und der Immatrikulations-, Rückmelde- und Exmatrikulationssatzung der Hochschule Weihenstephan-Triesdorf in ihrer neuesten Fassung sowie das Hochschulstatistikgesetz (HStatG). Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung zur Erfüllung der Hochschule durch das BayHIG übertragen öffentlichen Aufgaben. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. e, Abs. 3 Buchst. b DSGVO i. V. m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG i.V.m. Art. 2 BayHIG.

Die Speicherung von privaten E-Mail-Adressen sowie der privaten Telefonkontaktdaten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e, Abs. 3 Buchst. b DSGVO i. V. m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG: Die privaten Kontaktdaten ermöglichen den Betroffenen und der Hochschule in Eilfällen wie Prüfungsterminierungen, Abstimmungen zu Anträgen und Entscheidungen u. ä. eine effiziente Abwicklung, wie sie ggf. über die Verwendung der HSWT-Mailadresse nicht möglich ist. Die Datenverarbeitung ist daher für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die dem Verantwortlichen oder der Verantwortlichen übertragen wurde. Da private Kontaktdaten lediglich intern genutzt, intern nur an berechtigte Serviceeinheiten und extern nicht weitergeben werden, stehen dem nicht Interessen an Wahrung der Privatsphäre und Schutz der persönlichen Daten überwiegend entgegen.

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung im Rahmen der Einladung zum Alumniportal ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit Art. 4 Abs. 1 BayDSG und Art. 2 Abs. 3 S. 3 BayHIG . Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen der der Hochschule übertragenen öffentlichen Aufgabe, den Kontakt zu ehemaligen Studierenden zu pflegen und ein aktives Alumni-Netzwerk zu fördern. Wenn Studierende nach ihrem Abschluss oder Ausscheiden mit der Hochschule über das Alumni Portal in Kontakt bleiben möchten, ist eine gesonderte Anmeldung im Alumni Portal der HSWT erforderlich. Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten im Alumni Portal ist die Einwilligung nach Art 6 Abs 1 lit a DSGVO.

Empfänger:innen oder Kategorien von Empfänger:innen der personenbezogenen Daten

Die Hochschule Weihenstephan-Triesdorf gibt Daten nur auf der Grundlage gesetzlicher Ermächtigungen oder mit vorliegendem Einverständnis weiter: Darüber hinaus erfolgt keine Datenweitergabe.

Bei Studiengängen, die am bundesweiten Zulassungsabgleich, dem sogenannten dialogorientierten Serviceverfahren (DoSV), teilnehmen, werden Bewerbungsdaten an die für das DoSV zuständige Stiftung für Hochschulzulassung (siehe www.hochschulstart.de) für den bundesweiten Bewerbungs- und Zulassungsabgleich übermittelt und mit den dort hinterlegten Daten abgeglichen (Rechtsgrundlage § 2 Abs. 1 und Abs. 4 Bayerische Hochschulzulassungsverordnung).

Im Rahmen der Zulassung und des Studienverlaufs erfolgt ein Abgleich persönlicher Daten mit der Krankenkasse (Rechtsgrundlage: § 199a SGB V) sowie ggfs. eine Datenübermittlung an das Studentenwerk München bzw. Nürnberg im Zusammenhang mit dort gestellten BAföG-Anträgen (Rechtsgrundlage §§ 47 / 48 Bundesausbildungsförderungsgesetz – BAföG).

Das Bibliothekssystem der Hochschule Weihenstephan-Triesdorf wird am Leibniz Rechenzentrum, einem Institut der Bayerischen Akademie der Wissenschaften, gehostet. Die technische Betreuung erfolgt durch die Verbundzentrale der Bayerischen Staatsbibliothek und über die Bibliothek der Hochschule Weihenstephan-Triesdorf.

Die Hochschule hat bei einigen Eliteförderprogrammen ein Vorschlagsrecht für mögliche Kandidatinnen und Kandidaten unter den Studierenden. Kontakt- und Leistungsdaten gibt die Hochschule auf der Grundlage des Art. 27 Bayerisches Datenschutzgesetz (BayDSG) weiter.

Die Hochschule Weihenstephan-Triesdorf analysiert anonymisierte Studienverlaufsdaten, um Beratungsangebote und Fördermaßnahmen zu optimieren.

Geplante Speicherdauer der personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten werden von der Hochschule Weihenstephan-Triesdorf nur so lange gespeichert, wie dies für den vorhergesehenen Zweck notwendig oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

Die Daten von Bewerberinnen und Bewerbern werden zur Bearbeitung von Bewerbungen sowie zur Information über weitere Studienangebote während des laufenden Bewerbungsverfahrens genutzt. Waren Bewerbungen nicht erfolgreich, werden diese Daten sechs Monate nach Ablauf des Bewerbungsverfahrens gelöscht (Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO). Im Fall der Archivwürdigkeit erfolgt die Löschung erst, nachdem die Daten dem Archiv angeboten wurden (Art. 89 DSGVO iVm Art. 26 Abs. 6 BayDSG n.F.)

Von immatrikulierten Studierenden speichert die Hochschule Weihenstephan-Triesdorf die persönlichen Daten für die Dauer des Studiums nach den gesetzlichen Vorgaben:

• Anträge und sonstiger Schriftverkehr wird für die Dauer des Studiums und für sechs Monate darüber hinaus gespeichert, um den Studienverlauf nachvollziehen und ggfs. entsprechende Bescheinigungen etc. ausstellen zu können.
• Prüfungsunterlagen sind nach § 32 Abs. 1 der Allgemeinen Studien- und Prüfungsordnung der Hochschule Weihenstephan-Triesdorf (ASPO) für zwei Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Ergebnis der jeweiligen Modulprüfung mitgeteilt wurde. Prüfungsunterlagen, die Gegenstand eines Widerspruchs- oder Klageverfahrens sind, werden davon abweichend bis zum rechtskräftigen Abschluss des Verfahrens gespeichert.
• Eine reduzierte Prüfungsakte wird gem. § 32 Abs. 2 ASPO für die Dauer von 50 Jahren gespeichert mit Informationen über die Immatrikulationsdauer, die Prüfungsergebnisse, die Exmatrikulation und die Verleihung des akademischen Grades. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem exmatrikuliert wurde.
• Persönliche Daten, die Finanztransaktionen betreffen (Studentenwerksbeiträge, Studiengebühren in den berufsbegleitenden Bachelor- und Masterstudiengängen) werden auf der Grundlage des Haushalt- und Steuerrechts für die Dauer von zehn Jahren gespeichert.
• Daten in den Bibliothekssystemen werden gelöscht nach erfolgter Exmatrikulation. Sollte ein Konto noch mit Ausleihen oder Gebühren belastet sein, werden Daten bis zur Bereinigung des Kontos aufgehoben und unmittelbar danach gelöscht.

Bereitstellungspflicht der personenbezogenen Daten und mögliche Folgen der Nichtbereitstellung

Gemäß Art. 87 Absatz 2 Bayerisches Hochschulinnovationsgesetz (BayHIG) sind Studierende zur Angabe aller persönlichen Daten mit Relevanz für die Abwicklung ihrer Bewerbung und ihres Studiums verpflichtet. Sollten abgefragte, entscheidungsrelevante Daten nicht angegeben worden sein, können darauf beruhende Ansprüche (z.B. auf Zulassung zum Studium, Immatrikulation, Prüfung, Beurlaubung, Fristverlängerungen und Zugänge etc.) verloren gehen.

Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

Im Bereich der Talentförderung an der Hochschule Weihenstephan-Triesdorf, für Stipendienvorschläge (s.o.) Informationen für die Talentförderung, Stipendienprogramme und ausgeschriebenen Stellen werden auf den üblichen Portalen für alle Studierenden zur Verfügung gestellt.

Bei Bewerbungen für ein Auslandssemester an einer ausländischen Partnerhochschule wird von Studierenden eine Notenbescheinigung mit aktueller Durchschnittsnote verlangt. Diese fließt neben anderen Kriterien in die Auswahlentscheidung bzw. Vergabe der Plätze mit ein.

Betroffenenrechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen folgende Rechte zu:

• Werden personenbezogene Daten verarbeitet, so haben Betroffene das Recht, Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
• Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
• Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Betroffene die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17, 18 DSGVO).
• Wenn in die Datenverarbeitung eingewilligt wurde oder wenn ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Betroffenen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
• Betroffene haben das Recht, ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 DSGVO).
• Betroffenen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling besteht (Art. 22 DSGVO).
• Betroffene haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung ihrer Daten Widerspruch einzulegen, wenn die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt (Art. 21 Abs. 1 Satz 1 DSGVO).

Sollte von den oben genannten Rechten Gebrauch gemacht werden, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. Die für die Hochschule Weihenstephan-Triesdorf zuständige Behörde ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz.

Dieser ist unter folgenden Kontaktdaten erreichbar:

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD)

Postanschrift:

Postfach 22 12 19
80502 München

Adresse:

Wagmüllerstraße 18
80538 München

Tel.: +49 89 212672-0
Fax: +49 89 212672-50

E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de
Internet: https://www.datenschutz-bayern.de/

Sonstiges zu unserer Datenschutzerklärung

Die Hochschule Weihenstephan-Triesdorf behält sich vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit diese stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch der Webseiten gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Stand: 26.02.2025

Datenschutzhinweise zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Alumni-Portals

Allgemeines zur Datenverarbeitung

1. Die nachfolgenden Datenschutzbestimmungen beziehen sich auf personenbezogene Daten der Nutzer des unter www.hswt-alumni.de im Internet abrufbaren Portals (im Folgenden Portal). Personenbezogene Daten sind gemäß Art. 4 Nr. Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
2. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen:
   
   Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO:
   
   Hochschule Weihenstephan-Triesdorf
   Am Hofgarten 4
   85354 Freising
   Internet: www.hswt.de
3. Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
   
   x-tention Informationstechnologie GmbH
   Margot-Becke-Ring 37
   69124 Heidelberg
   datenschutzbeauftragter.hswt@x-tention.com

Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

1. Der Nutzer erlaubt der HSWT, alle seine angegebenen Daten im Sinne der Alumni-Arbeit intern zu verwenden (Erheben, Erfassen, Organisieren, Ordnen, Speichern, Anpassen, Verändern, Auslesen, Abfragen, Verwenden, Abgleichen, Verknüpfen, Weitergabe, Löschen, Vernichten). Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitungen personenbezogener Daten im Rahmen des Alumni-Portals ist Ihre Einwilligung im Sinne des Art 6 Abs. 1 lit a DSGVO, die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Die HSWT hält sich dabei an die für die Verarbeitung personenbezogener Daten geltenden Gesetze. Eine anderweitige, über die Erfüllung seiner Aufgaben und Zwecke hinausgehende Datenverwendung ist der HSWT - abgesehen von einer ausdrücklichen Einwilligung - nur erlaubt, sofern er aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung, der Erfüllung eines Vertrages oder zur Wahrung berechtigter Interessen, sofern nicht die Interessen der betroffenen Personen überwiegen, hierzu verpflichtet ist.
2. Der Nutzer erlaubt der HSWT ausgewählte Daten im Sinne der Alumni-Arbeit und im Zuge der Informationsverteilung untereinander auszutauschen und weiterzugeben.
3. Der Nutzer kann die im Portal angegebenen Daten - bis auf die Angabe der Plicht Daten (siehe Abs. 4) selbst festlegen. Welche Daten von anderen Alumni im Portal gesehen werden können, bestimmt der Nutzer selbst durch Setzen eines Häkchens/Aktivierung der Checkbox "Für andere sichtbar". Hiermit kann eigenständig entschieden werden, ob lediglich Administratoren oder auch andere Nutzer diese Daten sehen können. Wird das Häkchen nicht gesetzt, sind diese Daten nicht für andere Nutzer sichtbar, sondern nur für Administratoren. Generell kann der Nutzer auch sein gesamtes Profil auf "privat" stellen, indem er in der Profilbearbeitung unter dem Reiter "Einstellungen" die Option "Privates Profil" auswählt (nur sehr eingeschränkte Anzeige von Profilbild und Selbstbeschreibung für andere Nutzer).
   Die HSWT verpflichtet sich, die vom Nutzer im Portal angegebenen Daten vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte in anderer Weise als in den Nutzungsbedingungen angegeben, weiterzugeben.
4. Bei der Registrierung werden für die Erstellung des persönlichen Profils folgende Mindestdaten (Pflichtdaten) erhoben und verarbeitet: Vorname, Nachname, Geburtsname, Geburtsdatum, Alter, Geschlecht, E-Mail-Adresse, Straße, Hausnummer, PLZ und Ort, Land, Studienzeitraum, Studiengang. Ohne Angabe der Pflichtdaten ist die Registrierung im Portal nicht möglich.
5. Im Zuge der Registrierung für das Portal oder auch nach der Registrierung können freiwillig folgende personenbezogene Daten in das persönliche Profil eingestellt werden. Die freiwilligen Daten dienen der Vervollständigung des persönlichen Profils und ermöglichen der HSWT, zielgruppenspezifische Angebote zu entwickeln, sind aber nicht Voraussetzung für die Nutzung des Portals.
   
   Dazu zählen:
    
   1. weitere Angaben zur Person (Namenszusatz, Akademischer Grad, hochgeladenes Profilfoto, Familienstatus, Nationalität, Zusatzanschrift, Telefon, Mobilfunk, Selbstbeschreibung "Über mich", Interessen, Bietet an, Sucht nach, Homepage, eigene Social-Media-Profile, Lebenslauf)
   2. Angaben zur beruflichen Situation, Qualifikationen & weiteren Ausbildungen (Matrikelnummer, Alumni-Jahrgang, Arbeitgeber, Arbeitsort, Position, Branche, Qualifikationen, Alternative Verbindung zur Hochschule, Sprachen, Ort Studium, Hochschule, Studiengang, Studienschwerpunkte, Art des Abschlusses, Abschlussarbeit, Promotionsthema, Stipendien)
6. Werden Inhalte kommentiert, sind diese, sofern der kommentierte Inhalt auch öffentlich ist, für alle anderen Benutzerinnen und Benutzer sichtbar. Bei nicht öffentlichem Inhalt sind auch die Kommentare nicht öffentlich sichtbar, sondern nur nach erfolgter Anmeldung im Portal.
   
   Ein einmal veröffentlichter Kommentar kann in den ersten zehn Minuten nach Veröffentlichen noch durch die Person geändert, nicht aber gelöscht werden, die diesen getätigt hat. Nach Ablauf dieser Zeit können nur noch Administratoren und Urheber des Inhaltes den Kommentar bearbeiten oder löschen. 

Nutzung und Weitergabe personenbezogener Daten

1. Die Pflichtdaten werden zur Abwicklung und Administration des Portals, zur Überprüfung der Berechtigung zur Registrierung im Portal, zur Erstellung des persönlichen Profils und des internen digitalen Mitgliederverzeichnisses sowie zur Verwaltung Ihrer Mitgliedschaft benötigt.
2. Das Portal wird durch Mitarbeitende der HSWT betreut. Diese erhalten in diesem Zusammenhang Zugriff auf etwaige über das Portal verbreitete personenbezogene Daten.
3. Die personenbezogenen Daten werden an unseren Dienstleister und Anbieter des Portals, NewDefinition GmbH, Wiesbaden, Deutschland übermittelt.
   
   Das vollständige Datenschutzkonzept des Anbieters ist unter folgendem Link als pdf-Download verfügbar: https://hilfe.newdefinition.de/rechtliches/datenschutz/
4. Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation ist ausgeschlossen. Das HSWT-Alumni-Portal wird gemäß Art. 28 DSGVO von unserem Auftragsdatenverarbeiter NewDefinition GmbH, Wiesbaden, Deutschland ausschließlich auf Servern in Deutschland gehostet.
5. Jeder Nutzer kann jederzeit sein Nutzerprofil löschen und eine ggf. damit verbundene Mitgliedschaft kündigen. Der Nutzer kann dabei seine Daten sofort löschen oder noch für die verbleibende Mitgliedschaftslaufzeit bestehen lassen und dann automatisch zum Ende der Mitgliedschaft löschen lassen. Bei Beendigung der Mitgliedschaft werden personenbezogene Daten gelöscht, sobald ihre Kenntnis nicht mehr erforderlich ist. Daten, die einer gesetzlichen oder satzungsmäßigen Aufbewahrungspflicht unterliegen, werden für die weitere Verwendung gesperrt und nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht entsprechend § 3, Satz 1 gelöscht. Alle anderen Daten werden spätestens nach 4 Wochen vom System sowohl im Echtbetrieb wie auch der Datensicherung gelöscht. Die Löschung erfolgt in zwei Stufen: zunächst werden alle Daten des Nutzers nicht mehr sichtbar für andere Nutzer und historische Einträge wie zum Beispiel bei Kommentaren anonymisiert, dann erfolgt die endgültige und unwiderrufliche Löschung der personenbezogenen Daten.
6. Protokollierung: wesentliche Datenänderungen und Verarbeitungsvorgänge insbesondere an den personenbezogenen Daten hinsichtlich Erhebung, Veränderung, Abfrage per Download sowie Löschung werden protokolliert. Änderungen werden mit ausführendem Nutzer, Datum und Uhrzeit sowie betroffenen Datenfeldern protokolliert. Nicht protokolliert wird die inhaltliche Änderung.
7. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling: Es erfolgt im Rahmen des Alumni-Portals der HSWT keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling.

Zweck der Verarbeitung

Der Zweck der Datenverarbeitung im Rahmen des Alumni-Portals der Hochschule Weihenstephan Triesdorf (HSWT) liegt primär in der Förderung der Alumni-Arbeit sowie der Pflege des Netzwerks zwischen ehemaligen Studierenden, aktuellen Mitgliedern und der Hochschule. Hierbei werden personenbezogene Daten der Nutzer erhoben, gespeichert und verarbeitet, um den Betrieb und die Administration des Portals zu gewährleisten, ein persönliches Profil sowie ein internes Mitgliederverzeichnis zu erstellen und den Austausch innerhalb der Alumni-Community zu ermöglichen. Die Daten dienen zudem der Bereitstellung zielgruppenspezifischer Informationen und Angebote der Hochschule.

Rechte der Betroffenen

Jedes Mitglied hat im Rahmen der rechtlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetztes (BDSG), das Recht auf Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten, deren Empfänger und den Zweck der Speicherung, sowie auf Berichtigung, Löschung oder Sperrung, Einschränkung, Widerspruch und Übertragbarkeit seiner Daten. Auf Anfrage können jedem Nutzer die zu ihm gespeicherten Daten eigenständig in einem maschinenlesbaren gängigen csv-Datenformat bereitgestellt werden.

Auch hat jeder Nutzer gemäß Artikel 77 DSGVO das Recht der Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, wenn er der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten gegen diese Verordnung verstößt.

Widerruf

1. Die Zustimmung zu den Datenschutzbestimmungen ist freiwillig. 
2. Die Zustimmung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Widerrufserklärung ist zu richten an: Hochschule Weihenstephan-Triesdorf, zentrales Alumni-Management, Am Hofgarten 4, 85354 Freising, E-Mail: alumni@hswt.de. Im Falle des Widerrufs werden die Daten des Nutzers im Portal unwiederbringlich gelöscht.

Datensicherheit

1. Jede Anmeldung am System ist nur mit einer Kombination aus individuellem Nutzernamen/E-Mail-Adresse und Passwort möglich. Die Passwortvergabe erfolgt durch den Nutzer selber. Passwörter sind für keine andere Person im Klartext einsehbar.
2. Datentransferverschlüsselung: Jeglicher Datentransfer über Standardbrowser mit dem System wird standardmäßig durch ein eigenes domain-validiertes SSL-Zertifikat mit bis zu 256-Bit und Sicherheitsanzeige im Browser verschlüsselt. Alle von Ihnen persönlich übermittelten Daten werden mit dem allgemein üblichen und sicheren Standard TLS (Transport Layer Security) verschlüsselt übertragen. TLS ist ein sicherer und erprobter Standard, der z.B. auch beim Onlinebanking Verwendung findet. Sie erkennen eine sichere TLS-Verbindung unter anderem an dem angehängten s am http (also ...) oder am Schloss-Symbol in der Adressleiste Ihres Browsers.
3. Eine inaktive Anmeldung wird automatisch nach 24h abgemeldet (automatisches Session-Timeout). Hat der Nutzer bei der Anmeldung die Option „angemeldet bleiben“ aktiviert, erfolgt die automatische Abmeldung dagegen nach 180 Tagen.
4. Technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen schützen Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter. Die Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

Stand: 26.02.2025

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im Text verallgemeinernd das generische Maskulinum verwendet. Diese Formulierungen umfassen gleichermaßen weibliche und männliche Personen; alle sind damit selbstverständlich gleichberechtigt angesprochen.

Datenschutzhinweise zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Listenplatzierung

Im Folgenden informieren wir Sie nach Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Erhebung personenbezogener Daten im Rahmen des Berufungsverfahrens und der möglichen Beschäftigung an der Hochschule Weihenstephan-Triesdorf.

Verantwortlicher für die Datenerhebung

Hochschule Weihenstephan-Triesdorf
Personalabteilung
Am Hofgarten 4
85354 Freising
E-Mail: personal@hswt.de

Unseren Datenschutzbeauftragten oder den Datenschutzkoordinator der Hochschule Weihenstephan-Triesdorf können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:

Externe Datenschutzbeauftragte der HSWT:

x-tention Informationstechnologie GmbH
Margot-Becke-Ring 37, 69124 Heidelberg
datenschutzbeauftragter.hswt@x-tention.com (direkter vertraulicher Kontakt zum/zur Datenschutzbeauftragten)
datenschutz@hswt.de (Interne Datenschutzkoordination der HSWT)

Datenverarbeitung

Zweck der Datenerhebung ist es, das Vorliegen der Einstellungsvoraussetzungen für den öffentlichen Dienst prüfen zu können. Hierzu werden Sie aufgefordert, folgende Erklärungen abzugeben, Nachweise einzureichen bzw. Angaben zu machen:

• Angaben im Fragebogen zur Prüfung der Verfassungstreue, Erklärung zur Verfassungstreue und Zustimmung zur Einholung von erforderlichen Auskünften beim Landesamt für Verfassungsschutz und beim Bundesbeauftragten für die Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes der ehemaligen Deutschen Demokratischen Republik
• Angaben im Fragebogen zu Beziehungen zur Scientology-Organisation
• Erklärung über wirtschaftliche Verhältnisse
• Erklärung über Vorstrafen
• Kopie/Scan von Personalausweis oder Reisepass (wird nach Prüfung der Staatsangehörigkeit vernichtet)
• Lebenslauf mit Unterschrift
• Ausgefüllter und unterschriebener Personalbogen
• Fotodatei für den Dienstausweis
• Geburtsurkunde (ggfs. auch der Kinder)
• Heiratsurkunde
• Kopie des Sozialversicherungsausweises
• Antrag auf Vermögenswirksame Leistungen mit Vertrag (wenn gewünscht)
• Führungszeugnis (Belegart 0)
• Ärztliches Attest nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz (volljährige Auszubildende ärztliches Attest eines Arztes Ihrer Wahl), welches nachweist, dass Sie gesundheitlich für die angestrebte Ausbildung geeignet sind
• Mitgliedsbescheinigung KV

Soweit aufgrund Ihres bisherigen beruflichen Werdegangs bereits Personalakten im staatlichen Bereich über Sie geführt werden, werden diese zur Einsichtnahme angefordert.

Zusätzlich bei Einstellung für Tätigkeiten mit besonderen gesundheitlichen Anforderungen:

Bei einer Einstellung im Bereich .................... ist aufgrund der besonderen gesundheitlichen Anforderungen zur Klärung der gesundheitlichen Eignung eine gesundheitliche Untersuchung erforderlich. Mit der Durchführung dieser Untersuchung beauftragen wir^[1]

• den Betriebsarzt;
• den Amtsarzt;
• Frau/Herrn ....................;
• Begutachtungsstelle für Fahreignung;
• der zuständigen Stelle für die ärztliche Untersuchung zur Prüfung der gesundheitlichen Eignung.

Der beauftragte Arzt/die beauftragte Stelle übermittelt eine Bescheinigung über das Vorliegen der gesundheitlichen Eignung für den vorgesehenen Verwendungsbereich. Hinsichtlich der Übermittlung der auf Basis der gesundheitlichen Untersuchung erstellten Bescheinigung werden Sie durch den beauftragten Arzt/die beauftragte Stelle gesondert um Einwilligung gebeten.

Auf Basis der übermittelten Daten prüfen wir, ob die Einstellungsvoraussetzungen für eine Einstellung im staatlichen Bereich gegeben sind. Kommt es zu einer Einstellung, werden im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses weitere personenbezogene Daten verarbeitet, soweit dies zur Durchführung der vertraglichen und gesetzlichen Arbeitgeberpflichten sowie zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere zu Zwecken der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft, erforderlich ist. Hierzu legen wir eine Personalakte an.

Rechtsgrundlagen

Rechtsgrundlagen für die Datenerhebung und Datenverarbeitung im Rahmen der Einstellung und der Beschäftigung sind Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. b, Buchst. c und e DSGVO, Art. 9 Abs. 2 Buchst. b und h DSGVO, Art. 88 Abs. 1 DSGVO, Art. 8 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 und 3 BayDSG, § 611 BGB, § 3 Abs. 5 TV-L, § 4 TVA-L BBiG, § 4 TV-Prakt.

Weitergabe

Ihre personenbezogenen Daten werden durch die Personalabteilung an folgende externe Stellen weitergegeben, soweit die Weitergabe der Daten jeweils erforderlich ist:

• der zuständigen Stelle für die ärztliche Untersuchung zur Prüfung der gesundheitlichen Eignung;
• bisherige Beschäftigungsstelle zur Anforderung etwaiger existierender Personalakten;
• zuständige Staatsanwaltschaft bzw. zuständiges Strafgericht im Falle etwaiger Strafverfahren;
• Landesamt für Verfassungsschutz bzw. Bundesbeauftragter für die Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes der ehemaligen Deutschen Demokratischen Republik, sofern im Rahmen der Prüfung der Verfassungstreue im öffentlichen Dienst erforderlich;
• Justizministerium des Landes Nordrhein-Westfalen zur Prüfung sanktionierter Personen gemäß EU-Verordnung 881/2002

Zur Einholung der o.g. Auskünfte von Dritten wird den jeweils zuständigen Stellen unter Nennung Ihrer persönlichen Kontaktdaten mitgeteilt, dass Ihre Einstellung an der Hochschule Weihenstephan-Triesdorf beabsichtigt ist.

Kommt es zu einer Einstellung, werden im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses Ihre personenbezogenen Daten etwa an folgende externe Stellen weitergegeben, soweit die Weitergabe der Daten jeweils erforderlich ist:

• Landesamt für Finanzen als die für die Entgeltabrechnung und -auszahlung zuständige Stelle
• Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder
• Bayerisches Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst
• Bayerischer Oberster Rechnungshof
• Finanzamt
• Zuständige Stellen der Berufsausbildung gemäß §§ 71 und 73 BBiG und Berufsschulen
• Gemeindebehörden und Bezirksverwaltungsbehörden in verwaltungspolizeilichen Agenden (Gewerbebehörde, Zuständigkeiten nach ArbSchG usw.).
• zusätzlich bei Menschen mit Schwerbehinderung oder Gleichstellung:

Aufgrund Ihrer im Rahmen des Einstellungsverfahrens nachgewiesenen Schwerbehinderteneigenschaft bzw. Gleichstellung, werden Ihre personenbezogenen Daten zusätzliche an folgende externe Stellen weitergeben:

• Oberste Dienstbehörde des Geschäftsbereichs: Die personalverwaltende Stelle übermittelt jährlich personenbezogene Daten in Form eines Verzeichnisses der in ihrem Bereich tätigen schwerbehinderten und gleichgestellten Beschäftigten an die zuständige oberste Dienstbehörde. Diese ist gem. § 154 Abs. 2 Nr. 2 SGB IX für die Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtung nach § 163 Abs. 2 SGB IX zuständig (u.a. Weiterleitung des Verzeichnisses an die Bundesagentur für Arbeit).
• Soweit Ihre persönlichen Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden, erfolgt der technische Betrieb unserer Datenverarbeitungssysteme durch die staatlichen Rechenzentren sowie das Landesamt für Finanzen als Auftragsverarbeiter.

Die Verarbeitung Ihrer Personaldaten (Speicherung, Löschung bzw. Vernichtung) im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses richtet sich nach § 611 BGB sowie in entsprechender Anwendung nach Art. 103 ff. BayBG (insb. Art. 110 BayBG).

Ihre Rechte

Weiterhin möchten wir Sie über die Ihnen zustehenden Rechte nach der DSGVO informieren:

• Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO, § 3 Abs. 6 TV‑L, § 3 Abs. 6 TV-Ärzte, § 3 Abs. 6 TV-Forst, § 6 Abs. 1 TVA-L BBiG, § 6 Abs. 1 TVA-L Pflege, § 6 TV-Prakt).
• Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
• Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 Abs. 1 DSGVO).
• Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz. Diesen können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD)

Postanschrift:
Postfach 22 12 19
80502 München

Adresse:
Wagmüllerstraße 18
80538 München
Tel.: +49 89 212672-0
Fax: +49 89 212672-50
E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de
Internet: https://www.datenschutz-bayern.de/

Stand: 26.02.2025