Login | Kontakt | Impressum | 

Infodienst Weihenstephan

Ausgabe Mai 2007

Was sollten Sie beim Kauf eines Warenwirtschaftssystems alles beachten?

In jedem Handelsbetrieb spielt die Warenwirtschaft, das heißt Einkauf, Lagerung und Verkauf von Waren, eine zentrale Rolle. Der Einsatz eines Warenwirtschaftssystems (WWS) gehört daher längst zum Standard in einem modernen Endverkaufsbetrieb oder Gartencenter.

Funktionsschema eines Warenwirtschaftssystems

Der Markt für solche WWS gliedert sich in branchenunabhängige Software und speziell an die Grüne Branche angepasste Produkte. Umfang und Leistungsfähigkeit, aber auch der Preis dieser Programme einerseits, wie auch die Ansprüche verschiedener Betriebe andererseits sind jedoch höchst unterschiedlich. Daher ist jedem Kaufinteressenten – egal, ob Erstanwender oder Umsteiger – zu empfehlen, verschiedene Systeme zu prüfen bzw. sogar im Probebetrieb zu testen, auch wenn dies mit einem hohen Zeitaufwand verbunden ist.
Die folgende Checkliste soll zu einigen wichtigen Fragen Empfehlungen geben und bei einem solchen Auswahlprozess Hilfestellung geben.

 

Nr.

Frage

Entsprechende Empfehlungen

1

Entspricht die Software den Anforderungen Ihres Betriebes?

Erarbeiten Sie einen Anforderungskatalog (Soll-Konzept auf der Basis des Ist-Zustandes) und legen Sie diesen den Herstellerfirmen vor.

2

Ist das WWS technisch auf neuestem Stand?

Erfragen Sie beispielsweise,

  • welche Betriebssysteme unterstützt werden,
  • welches Datenbanksystem verwendet wird,
  • ob das Gesamtsystem modular aufgebaut ist,
  • ob mehrere Arbeitsplätze eingerichtet werden können (Netzwerkfähigkeit),
  • ob Benutzerrechte an die verschiedenen Nutzer vergeben werden können,
  • ob das WWS per Gartenbauformat bzw. anderen Standards Datenaustausch betreiben kann.

3

Ist das WWS benutzerfreundlich, d.h. die Bedienung gleichermaßen eingängig wie zügig?

Überlegen Sie sich ein paar häufig vorkommende Funktionen, lassen Sie sich deren Durchführung zeigen und wiederholen Sie selbstständig diese Aktionen!

4

Wird die vorhandene Hardware unterstützt?

Listen Sie Ihre Geräte (z.B. PCs, Etiketten-Drucker), die Sie weiter nutzen wollen, auf.

5

Wie verläuft die Inbetrieb­nahme des WWS vor Ort?

Klären Sie den Ablauf der Installation, die Schulung der Mitarbeiter, die Übernahme schon vorhandener Daten (z.B. Kundenstamm) bzw. die Einbindung vorhandener Software.

6

Wie sind die Konditionen der Software-Wartung?

Besprechen Sie

  • ob eine wirklich funktionierende Hotline,
  • eine Fernwartung per Internet,
  • der Bezug von Updates usw. geboten wird und
  • gegebenenfalls zu welchem Preis.

 

7

Ist die Hersteller-Firma aller Voraussicht nach in einigen Jahren noch am Markt?

Erkundigen Sie sich nach der Firmenphilosophie, nach der Zahl der Programm-Installationen sowie den Zukunftsplänen bzgl. der weiteren Entwicklung der Software.

8

Welche Erfahrungen beim Einsatz des WWS liegen bei anderen Gärtnern vor?

Lassen Sie sich eine Zusammenstellung von Referenzbetrieben mit vergleichbarer Betriebsstruktur geben und erfragen Sie stichprobenartig deren Erfahrungen bzw. Zufriedenheit.

9

Ist die Herstellerfirma bereit, eine Testinstallation im Betrieb durchzuführen?

Sobald Sie nach den bisherigen Kriterien eine oder maximal zwei Firmen ausgewählt haben, nutzen Sie vor dem Kauf die Möglichkeit, eine Testinstallation mit mehrwöchigem Probebetrieb durchzuführen, um ganz sicher zu sein, die richtige Wahl getroffen zu haben.

Die für die Auswahl verantwortliche Person wird üblicherweise zur Entscheidungsfindung die einzelnen Kriterien in einem Plus-/Minus-Schema gegenüberstellen. Dabei muss vor einer Überbewertung des Preises im Vergleich zur Fachkompetenz der Softwarefirma, deren Referenzen und Supportleistungen eindringlich gewarnt werden.

Diese Checkliste zum Kauf eines Warenwirtschaftssystems soll noch durch folgende zwei Ratschläge zur Einführung eines solchen Systems im Betrieb ergänzt werden:

  • Alle betroffenen Mitarbeiter sollten baldmöglichst am Auswahl- und Umstellungsprozess beteiligt werden und eine behutsame Einweisung erhalten, um die häufig auftretenden Akzeptanzprobleme zu vermeiden.
    Beachte: Gegen den Willen der Mitarbeiter wurde noch nie ein EDV-System erfolgreich eingeführt, denn es gibt immer Möglichkeiten, eine Software zu “boykottieren“, z.B. sie gelegentlich abstürzen zu lassen.

  • Bei Neueinführung eines WWS in einem Betrieb ist zu empfehlen, den schrittweisen Übergang vom konventionellen zum EDV-System mit viel Geduld zu planen. Diese Geduld ist notwendig, denn die mit Recht erwarteten Rationalisierungs-Effekte setzen erst nach dieser Einführungsphase ein.


Die wichtigsten Anbieter von Gartenbau-Branchensoftware, darunter auch WWS, mit Produkt-Informationen und Kontaktdaten finden Sie auf unserer Webseite unter folgender Adresse:
www.fh-weihenstephan.de/fgw/wissenspool/software/branchensoftware

Nach oben

 

Prof. Dr. Georg Ohmayer
Fakultät für Gartenbau und Lebensmitteltechnologie der Fachhochschule Weihenstephan
Institut für Gartenbau der Staatlichen Forschungsanstalt für Gartenbau Weihenstephan